Hoy en día, la mayoría de los laboratorios producen grandes cantidades de datos que provienen de diferentes fuentes. Estas fuentes no suelen estar integradas, lo que provoca la existencia de silos de datos y otros problemas, lo que hace necesario seleccionar e implantar un LIMS con éxito. La calidad de los datos es imperativa y, a medida que aumenta la cantidad de datos gestionados por el laboratorio, también lo hace la necesidad de colaboración entre los departamentos de Control de Calidad, I+D y otros.
Un efecto secundario de estas nuevas tendencias son los numerosos retos de gestión de datos a los que se enfrentan ahora las organizaciones pequeñas y grandes. Una solución que tiene mucho sentido desde el punto de vista empresarial para ayudar a gestionar estos retos es la implantación de un sistema de gestión de información de laboratorio (LIMS) para automatizar la captura de datos necesaria con los procesos empresariales del laboratorio.
Al automatizar los procesos manuales basados en el papel, una empresa puede reducir significativamente sus costes operativos. A menudo encontrará reducciones de costes al integrar y digitalizar las operaciones de laboratorio, para tareas como la gestión de muestras y los ensayos. Como consecuencia, también verá que el flujo de información del laboratorio se agiliza.
Asegurarse de que tiene un laboratorio eficiente significa conseguir la implementación correcta del LIMS. Esto consiste en asegurarse de que usted y su equipo entienden el intercambio necesario entre los diferentes grupos y dónde existen las interdependencias. ¿Cómo puede configurar su empresa para que tenga éxito con una correcta implantación de LIMS? Sabemos lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer para ayudarle en el camino.
Es esencial entender todos los procesos del laboratorio cuando se introduce un nuevo sistema informático. Los LIMS suelen ser la columna vertebral de los laboratorios, y es vital conocer a fondo las necesidades del laboratorio, los procesos y las áreas de mayor impacto. Disponer de todos estos conocimientos le permitirá seleccionar el proveedor de LIMS adecuado para sus necesidades.
Una vez que haya identificado sus procesos, oportunidades y el estado futuro del laboratorio que necesita su empresa, tendrá que determinar los requisitos esenciales que deben tener los proveedores de su sistema LIMS.
Priorizar los aspectos de la implantación de su LIMS es tan importante como asegurarse de que los entiende todos. La implantación de un LIMS es un proceso largo y detallado. Hay mucho que considerar, y querrá asegurarse de no quedarse atascado en las capacidades de menor prioridad y perder de vista las prioridades más altas que realmente tendrán un impacto en el negocio y las operaciones. Este es un error común que puede cometerse.
La estrategia recomendada es establecer una lista que priorice las necesidades inmediatas de su laboratorio las cuales tendrán el mayor impacto en el negocio. Las necesidades a largo plazo, los deseos y los aspectos positivos que no sean tan importantes deben incluirse en la lista, pero deben considerarse de menor prioridad y no deben desbaratar la implementación. Su lista puede cambiar muchas veces a lo largo del proceso de implantación.
Los responsables de la toma de decisiones que invierten en software empresarial, como los LIMS, tendrán que entender claramente por qué deben invertir en un LIMS y cómo beneficiará a la empresa en general. Si bien una solución LIMS puede parecer la opción más obvia para los empleados que trabajan en el laboratorio, los directivos y los responsables finales de la toma de decisiones pueden no estar tan abiertos a gastar recursos en un LIMS a menos que tengan una clara comprensión de cómo afectará a los resultados de la organización.
Para obtener la aprobación de la financiación, tendrá que demostrar el rendimiento positivo de la inversión que supondrá la implantación de un LIMS. Una forma de ayudar a vender un LIMS a las partes interesadas no es sólo tener un análisis adecuado del ROI, sino también reconocer cualquier problema/riesgo potencial que pueda formar parte de la implementación de un LIMS antes de presentar su caso de negocio y tener una respuesta para abordar o mitigar esos problemas cuando surjan. Nuestra recomendación es obtener la opinión de una parte interesada del negocio mientras trabaja en su propuesta lo que le ayudará a prepararse para las preguntas que puedan surgir en su presentación.
Como ocurre con cualquier proyecto de gran envergadura, la implantación de un LIMS tendrá más éxito si se gestiona adecuadamente y los que trabajan en él están comprometidos con su éxito. Debe incluirse un gestor de proyectos tanto en la planificación como en la gestión continua de todo el proceso. De este modo, se conseguirá un enfoque sin fisuras para realizar las tareas necesarias para una implantación adecuada.
También es esencial saber cuándo se necesita apoyo externo durante el proceso de implantación, así como la importancia de comprometer recursos internos para que participen en el proyecto. Por ejemplo, puede ser necesario que el proveedor de LIMS lleve a cabo una formación con sus empleados para asegurarse de que todos disponen de las herramientas que necesitan de los expertos. La integración de su equipo interno con el equipo de asistencia del proveedor también puede ayudar a encontrar soluciones que, de otro modo, podrían haberse pasado por alto.
El proyecto de implantación de LIMS también debe incluir un plan de gestión de riesgos y de cómo mitigarlos en caso de que algo vaya mal durante la implantación. Recomendamos que este plan incluya una revisión continua de cada paso del proceso para ayudar a la gestión global del proyecto.
Contar con el pleno apoyo de todo el personal nunca es fácil. Deberá prepararse para cualquier persona que pueda tener dudas y ayudar a disiparlas. Es crucial contar con el apoyo total del personal para evitar cualquier trastorno significativo en los procesos generales del laboratorio. Un apoyo total significa que tendrá la financiación y los recursos necesarios para poner en marcha el LIMS, lo que a su vez beneficiará a toda la organización. Por lo general, un miembro del equipo de TI o de la dirección del laboratorio es el encargado de poner en marcha una iniciativa de LIMS, pero contar con el apoyo del nivel ejecutivo ayudará a garantizar una transición fluida cuando la implantación comience a afectar a todos los niveles del personal.
A veces, la implantación de un LIMS puede alterar los flujos de trabajo de los empleados de la organización y hacer que se sientan molestos porque deben aprender a realizar las tareas de forma diferente. Al ser transparente sobre el proceso de implementación, ayudará a obtener apoyo antes de cambiar los flujos de trabajo, creando un mejor proceso de implementación para todo el equipo. También es importante establecer una comunicación cuando se alcancen hitos esenciales a lo largo del proceso. Esto ayudará a todo el personal, incluso a los que no están directamente involucrados en los procesos del laboratorio, a ver el progreso que se está haciendo y el beneficio general para el negocio.
Planificar con la mayor antelación posible ayudará a que el proceso de implantación se desarrolle con mayor fluidez. Empezar demasiado rápido la implantación sin un plan completo probablemente no permitirá alcanzar los objetivos dentro del tiempo y el presupuesto asignados. El cronograma previsto también debe tener tiempo para permitir cualquier problema que pueda surgir.
Algunos de los elementos que deben incluirse en el calendario son: la definición de los requisitos, las medidas de los KPI (indicadores clave de rendimiento) y la selección/evaluación del proveedor. Las empresas que planifican adecuadamente probablemente verán procesos de implementación de LIMS más leves y un mejor rendimiento general una vez completado.
Lo mejor es comenzar la evaluación de la migración de datos en las primeras fases del proceso de implantación. Sus datos son su activo más importante, por lo que dejar la migración para el final podría causar retrasos en el calendario si surgen problemas que afecten negativamente a las operaciones de su laboratorio. Tomarse el tiempo para acceder a si tiene sentido empresarial migrar los datos le permite determinar el riesgo asociado a esta actividad y si es realmente necesario.
Habrá incompatibilidades entre la estructura de datos heredada y la nueva. Incompatibilidades como un campo de datos que puede tener valores redundantes en la estructura antigua, pero que debe ser único en la nueva. No se puede estimar el tiempo que llevará la migración de datos si no se conoce bien el modelo de datos antiguo y el nuevo, pero ese conocimiento suele requerir mucho trabajo y sólo es necesario durante el proyecto, no antes de su inicio. Esta es otra razón para iniciar esta evaluación en una fase temprana del proceso y calcular con topes de tiempo y presupuesto.
Determinar el sistema LIMS apropiado para sus necesidades e implementarlo con éxito no es una tarea fácil. Acuda a los expertos de STARLIMS para conocer los sistemas de gestión de información de laboratorio (software LIMS) de primera clase y otras soluciones de software informático para recopilar, manejar e interpretar los datos de laboratorio que necesita para comercializar sus productos lo antes posible.
