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Ce qu’il faut faire et ne pas faire lors de la mise en œuvre d’un LIMS

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Aujourd’hui, la plupart des laboratoires produisent de grandes quantités de données provenant de différentes sources. Ces sources ne sont généralement pas centralisées, ce qui entraîne des silos de données et d’autres problèmatiques, d’où la nécessité de sélectionner et d‘implémenter un LIMS efficace. La qualité des données est impérative et, à mesure que la quantité de données gérée par le laboratoire augmente, tout comme le besoin de collaboration entre les services contrôle qualité, R&D et les autres départements.

Un effet secondaire de ces nouvelles tendances est le nombre important de problématiques de gestion des données auxquels sont confrontées les petites et grandes entreprises. La mise en œuvre d’un système de gestion des données des laboratoires (LIMS), permet d’automatiser la saisie des données nécessaires aux processus opérationnels des laboratoires, se révèle être une solution judicieuse pour relever ces défis.

En automatisant les processus effectués à la main  sur le papier, une entreprise peut réduire considérablement ses coûts d’exploitation. Vous observerez souvent des réductions de coûts en intégrant et en numérisant les opérations de laboratoire comme la gestion des échantillons et les tests. Par extension, vous constaterez également que le flux d’informations en provenance du laboratoire est simplifié.

Pour que votre laboratoire soit efficace, il faut que l’implémentation du LIMS soit correcte. Il s’agit de s’assurer que vous et votre équipe compreniez le transfert nécessaire entre les différents groupes et l’existence d’éventuelles interdépendances. Comment mettre votre entreprise sur la voie de la réussite avec une mise en œuvre correcte du LIMS ? Nous avons des recommandations sur les choses à faire et à ne pas faire qui vous aideront dans votre démarche.

Chose à faire : Connaître les processus et les besoins clés du laboratoire

Il est essentiel de comprendre tous les processus du laboratoire lors de l’introduction d’un nouveau système informatique. Les LIMS sont généralement l’épine dorsale des laboratoires, et il est vital d’avoir une compréhension globale des besoins, des processus et des secteurs les plus impactés. En ayant toutes ces connaissances, vous pourrez choisir le fournisseur de LIMS qui convient le mieux à vos besoins.

Une fois que vous aurez identifié les  opportunités, défini vos processus et le statut futur de votre laboratoire dont votre entreprise a besoin, vous devrez déterminer les éléments essentiels que les fournisseurs LIMS doivent avoir.

Choses à ne pas faire : Sur-analyser

Établir des priorités quant aux aspects de votre l’implémentation LIMS  est tout aussi important  que s’assurer que vous les comprenez tous. La mise en œuvre d’un LIMS est un processus long et détaillé. Il y a beaucoup de choses à prendre en compte, et vous devrez vous assurer que vous ne resterez pas bloqué sur des fonctionnalités les moins prioritaires et perdre de vue les plus importantes qui auront de véritables repercussions sur votre fonctionnement et activité. Il s’agit là d’une erreur fréquente.

La stratégie recommandée est de dresser une liste qui donne la priorité aux besoins immédiats de votre laboratoire qui auront le plus grand impact sur l’activité. Les besoins à plus long terme, les désirs et les souhaits qui ne sont peut-être pas aussi critiques doivent être inclus dans la liste, mais ils doivent être considérés comme moins prioritaires et ne doivent perturber l’implémentation. Votre liste peut être amenée à changer plusieurs fois au cours du processus de mise en œuvre.

Choses à faire : Montrer quels bénéfices votre entreprise pourra en tirer

Les décideurs qui investissent dans un logiciel d’entreprise tel qu’un LIMS devront comprendre clairement pourquoi ils doivent investir dans un LIMS et comment celui-ci bénéficiera à l’ensemble de l’entreprise. Bien qu’une solution LIMS apparaît comme une évidence pour les employés travaillant au laboratoire, les responsables et les décideurs finaux peuvent ne pas être aussi ouverts à l’idée de dépenser des ressources dans un LIMS s’ils ne comprennent pas clairement l’impact sur les résultats de l’organisation.

Vous devrez prouver le retour sur investissement positif qui résultera de la mise en œuvre d’un LIMS pour obtenir l’approbation d’un financement. L’une des façons d’aider à vendre un LIMS aux parties prenantes est non seulement d’effectuer une analyse attentive du retour sur investissement, mais également de prendre conscience de tous les problèmes/risques potentiels liés à l’implémentation d’un LIMS avant de présenter votre analyse de rentabilité et d’avoir une réponse pour traiter ou atténuer ces problèmes lorsqu’ils surviendront. Nous vous recommandons d’obtenir l’avis d’une partie prenante de l’entreprise tout en travaillant sur votre analyse de rentabilité, ce qui vous aidera à vous préparer aux questions qui pourraient surgir lors de votre présentation.

Chose à faire : Faire appel à une gestion de projet et une mobilisation adéquate

Comme pour tout projet d’envergure, l’implémentation d’un LIMS sera d’autant plus réussie qu’elle sera gérée de manière adéquate et que les personnes impliquées s’engageront à la mener à bien. Un chef de projet doit participer à la fois à la planification et à la gestion continue de l’ensemble du processus. Cela permettra d’adopter une approche transparente pour accomplir les tâches nécessaires à une bonne mise en oeuvre.

Il est également essentiel de savoir quand vous avez besoin d’un soutien externe pendant le processus de mise en œuvre, mais également  l’importance d’engager des ressources internes pour participer au projet. Par exemple, il peut être nécessaire de demander au fournisseur de LIMS de dispenser une formation à vos employés afin de s’assurer que chacun dispose des outils dont il a besoin auprès des experts. La formation de votre équipe interne par l’équipe d’assistance du fournisseur peut également vous aider à trouver des solutions qui auraient pu vous échapper autrement.

Le projet de mise en œuvre d’un LIMS doit également inclure un plan de gestion des risques et la façon d’atténuer ces risques au cas où quelque chose se produisait pendant l’implémentation. Nous recommandons que ce plan comprenne un examen continu de chaque étape du processus afin de faciliter la gestion globale du projet.

Chose à faire: Se préparer aux sceptiques

Il n’est jamais facile d’obtenir le soutien total de tout le personnel. Vous devrez vous préparer à répondre aux doutes de ceux qui pourraient avoir des inquiétudes et les aider à les apaiser. Il est essentiel d’avoir le soutien total du personnel pour éviter toute perturbation importante des processus généraux du laboratoire. Un soutien total signifie que vous disposerez des fonds et des ressources nécessaires pour mettre le LIMS en place et le faire fonctionner, ce qui profitera à l’ensemble de l’organisation. Généralement un membre de l’équipe informatique ou de l’équipe de gestion du laboratoire lance une initiative LIMS, mais le fait d’avoir le soutien de la direction permet d’assurer une transition en douceur lorsque l’implémentation commence à impacter tous les niveaux du personnel.

Parfois, la mise en œuvre d’un LIMS peut perturber les flux de travail des employés de l’organisation et les perturber parce qu’ils doivent apprendre à effectuer leurs tâches différemment. En faisant preuve de transparence quant aux processus de mise en œuvre, vous contribuerez à obtenir un soutien avant de modifier les flux de travail, créant ainsi un meilleur processus de mise en œuvre pour l’ensemble de l’équipe. Il est également important d’établir une communication lorsque des étapes clés  sont franchies au cours du processus. Cela permettra à l’ensemble du personnel, y compris ceux qui ne sont pas directement impliqués dans les processus de laboratoire, de constater les progrès accomplis et les avantages globaux pour l’entreprise.

Chose à faire : Planifier à l’avance

En se préparant autant que possible à l’avance, le processus d’implémentation se déroulera de manière fluide. Si vous vous lancez trop rapidement dans la mise en œuvre sans disposer d’un plan d’ensemble, il est fort probable que les objectifs ne seront pas atteints dans le temps et le budget impartis. Le calendrier prévu doit également prévoir du temps pour répondre aux problèmes qui pourraient survenir.

Parmi les éléments à inclure dans ce calendrier figurent la définition des besoins, les mesures des indicateurs de performance  et la sélection/l’évaluation des fournisseurs. Les entreprises qui planifient de manière appropriée verront probablement les processus de mise en œuvre du LIMS se dérouler sans heurts et les performances générales s’améliorer une fois le projet terminé.

Chose à faire: Évaluer si la migration des données est vraiment nécessaire

Il est préférable de commencer votre évaluation de la migration des données au début du processus d’implémentation. Vos données sont votre atout le plus important, alors le fait de laisser la migration de côté jusqu’à la fin pourrait entraîner des délais en cas de problèmes ayant un impact négatif sur les opérations de votre laboratoire. Prendre le temps d’évaluer si la migration des données est judicieuse d’un point de vue commercial vous permet de déterminer le risque associé à cette activité et si elle est vraiment nécessaire.

Il y aura des incompatibilités entre l’ancienne structure de données et la nouvelle. Des incompatibilités telles qu’un champ de données qui peut avoir des valeurs redondantes dans l’ancienne structure, mais qui doit être unique dans la nouvelle. Le temps que prendra la migration des données ne peut être estimé sans une très bonne compréhension de l’ancien et du nouveau modèle de données, mais cette dernière nécessite généralement beaucoup de travail et n’est requise que pendant le projet en lui-même, et non avant son lancement. C’est une autre raison de lancer cette évaluation tôt dans le processus et de la calculer avec des réserves  de temps et de budget.

Déterminer le système LIMS adapté à vos besoins et le mettre en œuvre avec succès n’est pas une tâche facile. Tournez-vous vers les experts de STARLIMS pour découvrir les systèmes de gestion des informations de laboratoire (logiciels LIMS) de classe mondiale et d’autres solutions permettant de collecter, de traiter et d’interpréter les données de laboratoire dont vous avez besoin pour mettre vos produits sur le marché le plus rapidement possible.