Notre client est une organisation biopharmaceutique mondiale, axée sur la recherche, qui développe des traitements pour les principales maladies. Sa R&D diversifiée en matière de produits biologiques englobe des candidats protéiques, peptidiques et anticorps, ainsi que des projets internes et collaboratifs (p. ex., médicaments biologiques, produits biologiques).
STARLIMS a été choisi en 2012 pour remplacer les anciennes plateformes d’inventaire CambridgeSoft et Freezerworks de l’entreprise pour ses échantillons biologiques utilisés pour la fabrication de produits biologiques. L’ancien système n’était pas centralisé, il ne permettait pas de suivre les échantillons biologiques et la gestion des échantillons dépendait principalement du personnel des différents sites d’entreposage qui remplissait des feuilles de calcul.
Fin 2012, l’entreprise a installé STARLIMS comme infrastructure pour son système mondial d’inventaire des produits biologiques (GBIS). En 2017, le GBIS de STARLIMS gérait environ 200 000 peptides, échantillons de protéines et d’anticorps et lignées cellulaires au sein de leur inventaire mondial. Depuis le déploiement de STARLIMS, le nombre de demandes traitées par le personnel du dépôt est passé de seulement 10 par jour à 100 par jour.
STARLIMS a d’abord été déployé dans une seule banque de cellules en 2012, où il a été utilisé pour traiter quelque 4 000 demandes sur une période de deux ans. Après 12 mois supplémentaires de développement, de personnalisation, d’améliorations et de tests bêta dans des laboratoires de stockage d’échantillons individuels, la plateforme STARLIMS GBIS a été déployée sur plusieurs sites de stockage d’échantillons. Alpha Engineering a joué le rôle de développeur principal pour l’ensemble du projet STARLIMS GBIS.
STARLIMS gère désormais l’ensemble du GBIS, y compris la pharmacie de produits biologiques du cabinet, qui, selon le cabinet, a traité plus de 10 000 demandes sur la période 2015-2017.
“La plateforme d’inventaire STARLIMS a été déployée la semaine suivant Thanksgiving. Nous pensions passer les mois de janvier et février à régler les problèmes initiaux, mais il n’y en a pas eu. Cela a tout simplement fonctionné.”
STARLIMS fonctionne comme une base de données centrale permettant de gérer et de suivre l’emplacement et la quantité de chaque échantillon de l’inventaire biologique, sur chaque site d’entreposage. Les équipes de recherche et de développement de médicaments biologiques de l’entreprise dans le monde entier peuvent désormais demander des échantillons pour les livrer à leurs laboratoires de fabrication de produits biologiques de manière rapide et rentable.
L’installation de la structure STARLIMS GBIS a considérablement amélioré l’efficacité et la rentabilité du développement précoce des médicaments et a renforcé la sécurité des échantillons.
“STARLIMS nous permet de savoir quand il sera rentable de combiner le transport des échantillons en un seul envoi à un demandeur externe, de regrouper les envois internationaux ou de faire passer les demandes par la pharmacie locale. Cela signifie que nous pouvons réaliser d’énormes économies sur les frais d’expédition.”
Chef de groupe de pharmacie
Des règles de gestion complexes intégrées à l’infrastructure STARLIMS garantissent la sécurité des échantillons et du processus de demande, tant pour les demandeurs que pour le personnel qui traite chaque demande. La quantité d’inventaire qu’une personne peut consulter, accéder ou demander dépend de son autorisation et de son habilitation contractuelle. Si des approbations sont nécessaires pour l’envoi d’échantillons, STARLIMS déclenche automatiquement le processus d’approbation afin que le personnel puisse effectuer les procédures correctes.
“Nous disposons désormais d’un système de gestion des stocks STARLIMS flexible qui peut répondre à tous les besoins des scientifiques demandeurs et du personnel en coulisse qui traite chaque demande. Nous avons d’abord recueilli leurs besoins, configuré un système de test pour montrer comment le système se présenterait et fonctionnerait, puis nous avons consacré beaucoup de temps à la formation et à l’écoute des réactions afin de pouvoir affiner et ajouter des fonctionnalités et des améliorations supplémentaires. Lorsque le système a été déployé, il a fonctionné à merveille, dès le premier jour.”
Chef de groupe de pharmacie
Le système d’inventaire convivial STARLIMS permet de demander des échantillons rapidement et facilement. Il faut moins d’une minute aux utilisateurs pour se connecter, visualiser les échantillons et demander une protéine, un peptide, une lignée cellulaire ou un acide nucléique figurant dans l’inventaire. Les demandeurs n’ont pas besoin de savoir si l’article se trouve dans la pharmacie ou ailleurs, il leur suffit de cliquer pour commander, et le site d’expédition le plus proche sera localisé et l’échantillon demandé.
“La gestion des échantillons est désormais environ 25 % plus efficace, même si nous avons augmenté le nombre de sites de dépôt et donc la complexité de la gestion.”
IT Support
| Défi organisationnel | Solution STARLIMS | Résultat |
| La nécessité d’un dépôt central de données, et la possibilité de maintenir un inventaire sur n’importe quel site. | La fonction Biorepository de STARLIMS peut être configurée pour couvrir plusieurs sites. | Plus de 20 laboratoires ont transféré des données vers un référentiel central, rendant ainsi l’inventaire disponible dans toute l’organisation. |
| La nécessité de remplacer l’ancien système, qui fonctionnait sur une plate-forme logicielle obsolète, et de consolider les feuilles de calcul et les autres plates-formes d’inventaire, telles que E Rooms et FreezerWorks, en une seule solution consultable dans toute l’organisation. | STARLIMS Biorepository peut gérer de nombreux types d’échantillons différents, des produits biologiques, des configurations de congélateurs et des flux de travail d’utilisateurs, ce qui permet de créer un système central pouvant être utilisé par de nombreux groupes différents. | En remplaçant l’ancien système par STARLIMS, l’entreprise a pu développer une pharmacie plus productive pour les produits biologiques et biopharmaceutiques, avec un stockage distribué optimisé et un système de demande facile à utiliser et transparent pour la distribution aux utilisateurs finaux. |
| Il n’y avait aucune possibilité d’intégration et d’interface avec les systèmes d’inventaire disparates de l’organisation. Cela signifie qu’il était très difficile de déterminer un compte exact de l’inventaire disponible des échantillons biologiques, et/ou des produits biologiques, et des dépôts. | STARLIMS permet une intégration transparente dans différentes applications au sein de la biosphère de l’organisation. STARLIMS peut être facilement configuré, ce qui permet la mise en œuvre de flux de travail spécifiques avec des règles commerciales complexes. | STARLIMS s’intègre de manière transparente au système ERM pour l’inventaire des réactifs, et au système d’enregistrement des grosses molécules. Cela permet d’appliquer les règles de gestion et de rendre l’inventaire cohérent entre les sites. |
| Il n’y avait pas de moyen facile pour les individus de rechercher des matériaux, des échantillons et des dépôts. Les utilisateurs de différents sites devaient téléphoner, envoyer des fax ou des courriels pour localiser les stocks d’échantillons dans chaque dépôt. | Le référentiel central de STARLIMS permet à l’entreprise de personnaliser un moteur de recherche qui répond aux besoins des clients et des chercheurs. | STARLIMS peut être configuré pour créer des outils de recherche spécifiques à chaque site. Certains sites doivent pouvoir disposer d’un processus formel de demande et de distribution, et STARLIMS permet de développer un ensemble commun d’outils qui fonctionnent sur tous les sites. |
| La nécessité de minimiser les frais généraux liés aux opérations d’inventaire, tout en maximisant les avantages de la visibilité globale et de la centralisation intelligente. | STARLIMS offre une application unique pour toutes les applications d’inventaire. La possibilité de localiser et de réorienter facilement les échantillons augmente la productivité, réduit la fabrication inutile d’échantillons, simplifie la logistique du transport et réduit considérablement les coûts. | L’organisation a transformé son inventaire d’échantillons biologiques, passant d’un système de feuilles de calcul mal documentées et d’autres systèmes maison à une infrastructure gérée par l’informatique et gérée de manière centralisée. Le GBIS de STARLIMS est flexible pour répondre aux besoins des scientifiques, tout en assurant la sécurité des échantillons, et en simplifiant et accélérant le processus de demande et la livraison des échantillons. |
L’organisation a interfacé séparément l’inventaire STARLIMS avec son système d’enregistrement des produits biologiques. Lorsqu’une protéine ou un autre échantillon biologique est créé et enregistré dans le système, les données d’enregistrement peuvent être importées directement dans l’inventaire. Toutes les métadonnées relatives à l’échantillon saisies dans l’enregistrement sont importées automatiquement dans l’inventaire, ce qui permet d’économiser du travail et des répétitions et de garantir l’absence d’erreurs de transcription. S’appuyant sur le succès de STARLIMS pour son système d’inventaire mondial des produits biologiques, l’organisation construit également une infrastructure STARLIMS pour gérer son dépôt biologique de 200 000 à 300 000 échantillons d’essais cliniques.
“Il existe une énorme synergie entre l’utilisation de STARLIMS pour notre inventaire d’échantillons biologiques créé, et l’utilisation de STARLIMS pour gérer notre bioréférentiel d’échantillons cliniques. C’est un projet passionnant qui a été mis en production très rapidement après son lancement.”
Chef du groupe de pharmacie
